Slovenski gospodarstveniki: Preživetje podjetja odvisno od pravočasne in uspešne digitalizacije
V Kongresnem centru Brdo je danes potekala razprava predstavnikov številnih vodilnih podjetij o pomenu digitalne transformacije za podjetja in stopnji zrelosti na tem področju v slovenskih podjetjih. Številni udeleženci pa so se kar v praksi lotili sestavljanja delčkov kreativne igre tangram, ki je potekala med konferenco, ter tako poiskali vzporednice z digitalizacijo. Podjetje Mikrocop je namreč danes organiziralo že 16. poslovno IT konferenco, ki je uspešno orisala stanje digitalizacije poslovanja v Sloveniji ter nakazala smernice in pasti, na katere morajo biti podjetja v prihodnje še posebej pozorna.
Od digitalizacije sedanjosti k digitalni prihodnosti
"V tem trenutku lahko zagotovo rečemo, da digitalizacija poganja naš vse bolj globaliziran svet. Dejstvo je, da se digitalizacije ne da več ustaviti. Vedno več je podjetij, ki uspešno združujejo vse gradnike digitalizacije in v celoti izkoriščajo svoj digitalni potencial. Vse večji zalet pa dobivajo tudi obstoječa tradicionalna podjetja, ki so se že lotila posodobitve svojih poslovnih procesov v skladu z najnovejšimi in preverjenimi tehnološkimi možnostmi, ki jih digitalizacija omogoča," je na konferenci uvodoma poudarila Simona Kogovšek, direktorica Mikrocopa, in dodala: "Digitalna transformacija podjetja je vedno najprej transformacija nas samih. Zato je pomembno, da ustvarimo okolje, kjer lahko stopimo iz svoje cone udobja in sprostimo svoj ustvarjalni potencial."
Digitalna revolucija brez konca spreminja ustroj tega sveta. Dejstvo je, da se digitalizacija dotika že praktično vseh področij našega življenja. Zato ji ne bomo mogli ubežati, četudi bi to še tako želeli. Za podjetja, ki se doslej z digitalizacijo še niso začela resno ukvarjati, zdaj zares prihaja zadnji vlak, da zaženejo ta proces. Če podjetja ne bodo digitalizirala svojega poslovanja in v skladu s tem ustrezno usposobila svojih zaposlenih, jih bodo prehitela in povozila tista podjetja, ki so se na digitalizacijo že uspešno pripravila in jo z ustreznimi rešitvami že vpeljala v svoj poslovni model. V tem so si bili enotni govorniki konference oz. predstavniki gospodarstva, kot so John Denhof in Alen Šibanc iz Nove KBM, Miro Cepec, Mateja Papež in Uroš Štefe iz SKB, Primož Zupan iz MBILLS, Goran Djuratovič iz Generali Investments, Danica Avsec iz Slovenija - transplanta, Dimitar Janevski iz Inbox - Archive and Data Center ter Rok Rupnik s Fakultete za računalništvo in informatiko Univerze v Ljubljani.
Z drznostjo do novih strank
V Mikrocopu, kjer so že številnim velikim in srednjim podjetjem pomagali uspešno digitalizirati poslovanje, opažajo, da so podjetja, ki poslujejo agilno, spodbujajo inovativnost, učinkovito vpeljujejo spremembe, so odprta, drzna, odzivna, prilagodljiva in ves čas pripravljena na spremembe, bolj uspešna tudi na področju digitalizacije poslovanja. Na trgu opažajo, da sta največja izziva učinkovite digitalizacije spreminjanje organizacijske kulture v podjetjih in optimizacija procesov, ki implementirajo priložnosti digitalizacije. Druga velika ovira pa je pomanjkanje znanja in izkušenj na določenih področjih, kot je upravljanje informacij, in izbira neprimernih orodij, ki ne podpirajo digitalnega poslovanja. Zato je edina rešitev, da bodo zaposleni ohranili svoja delovna mesta, da se odprejo za razmišljanje, ki se jim je še pred časom zdelo nemogoče. Argumenti v prid ohranjanja zastarelih procesov, kot na primer: 'tako delamo že od nekdaj, pa se je čisto dobro obneslo', so nevarni za preživetje podjetja v prihodnje.
Če se lahko banka digitalizira v rekordno kratkem času, potem se lahko vsako podjetje
Za podjetja je bil še posebej navdihujoč primer dobre prakse Nove KBM, ki ga je predstavil John Denhof. Kajti za bančno okolje je prva prioriteta obvladovanje tveganj, zato ga zaznamujejo predvsem lastnosti kot so: stabilnost, zaupanje, tradicija, predvidljivost... Zato je razumljivo, da organizacijska kultura v bankah ni ravno sinonim za uvajanje hitrih sprememb in inovacij. A z Johnom Denhofom na čelu banke so dokazali, ne le da je tudi to mogoče ampak celo, da se da digitalno transformacijo bliskovito hitro speljati tudi v takšni klimi.
"Prej so bili procesi v banki popolnoma zastareli, neavtomatizirani, nepregledni in počasni, danes pa smo znani kot prva banka v Sloveniji z digitaliziranimi procesi od začetka do konca. Pri vzpostavitvi tega je bilo ključno, da smo tudi zaposlenim omogočili, da sprejmejo spremembe in da se tudi sami vključujejo s predlogi. Pomembno pa je tudi, da se vodja zaveda, da je prvi zagovornik digitalizacije, zgled in motivator ostalih sodelavcev. Poskrbeti mora tudi, da digitalizaciji nameni prioriteto in da po potrebi zaposlene usposobi za delo z novo tehnologijo. Človeški faktor je namreč najtežji del procesa digitalizacije," je na konferenci poudaril Denhof in dodal, da ima Slovenija sicer odlično tehnologijo, na področju uporabe te tehnologije v praksi pa imamo še veliko rezerve glede na ostale članice Evropske unije.
Do podobnih ugotovitev pa so prišli tudi v SKB banki. "Ko smo se leta 2009 prvič želeli lotiti procesne organizacije brez podpore vodstva, smo se naučili, da je za upešno vpeljavo procesne organizacije, ki teče v zaledju in omogoča digitalizacijo, ključna jasna, dolgotrajna in neomajna podpora lastnikov in vodstva. Zato lahko pravo procesno kulturo vzpostavi le zrela organizacija. Z uvedbo procesne platforme se pokaže kup prednosti, kot so: lažje obvladovanje tveganj, boljši pregled nad stroški in posledično lažje določanje cen, boljša usmerjenost k strankam, saj jim lahko zagotovimo povratno informacijo glede procesa, bolj gospodarno upravljanje s človeškimi viri in podobno. Najtežje pa je izkoreniniti razmišljanje, da zaposleni ne bi skrbeli le za svoj vrtiček temveč bi imeli v mislih širšo sliko," je povedal Miro Cepec, glavni operativni direktor v SKB.
Ne le optimizacija stroškov, temveč fokus na stranke
Ena od pasti, v katero se ujame večina podjetij, ko se digitalizacije loti, je, da se preveč osredotočijo na tehnologijo in optimizacijo stroškov, namesto na poslovna izhodišča, kot so uporabniška izkušnja, večja dodana vrednost za stranke in temu prilagojen poslovni model... Zadovoljna stranka je tudi zvesta stranka in to je danes v agilni konkurenci zelo težko doseči in še težje ohraniti.
Tega, kako zelo pomembno je, da se zna podjetje prilagoditi strankam in njihovim pričakovanjem, je poudaril mag. Primož Zupan iz podjetja MBILLS: "S tem, ko uvajamo plačevanje z e-denarjem preko mobilne denarnice mBills na vseh oblikah prodajnih mest, jim približamo vse prednosti e-poslovanja. Prav na tem delu lahko najbolje vidimo, kako zrela je organizacija za sprejemanje in uvajanje digitalne preobrazbe. Še vedno se najdejo podjetja, ki na digitalizacijo gledajo z odporom, strahom in nezaupanjem. Številna gredo v to spremembo zaradi predpostavke o nižanju lastnih stroškov obdelave in manipulacije z gotovino." Zupan je še pojasnil, da je njihov prvi korak vedno poiskati ambasadorja za uvajanje sprememb v partnerski organizaciji, ki se prepozna v njihovi rešitvi in verjame, da jim bo ta prinesla širšo korist. Enako velja za vsa podjetja, ki se lotevajo digitalizacije - množico iniciativ in načrtovanih sprememb je treba zložiti na skupni imenovalec, zato je ključna vloga osebe, zadolžene za digitalizacijo.
Tudi Goran Djuratovič, direktor sektorja finančnega svetovanja in trženja v Generali Investment, je menil, da je ključ za uspešnost podjetij na dolgi rok v približevanju strankam: "Če so še včeraj šteli predvsem donosi, je danes vlagateljem enako pomembna njihova uporabniška izkušnja. V družbi za upravljanje je pristop vlagatelja k skladu ključen poslovni proces in obenem tudi prvi stik z družbo. Primerjajo nas z globalnimi ponudniki spletnih storitev, h katerim lahko kadarkoli pristopimo na daljavo. Čeprav tovrstna primerjava ni povsem utemeljena, pa lepo kaže, kakšno uporabniško izkušnjo stranke od nas pričakujejo."
Zato so se v Generali Investments odločili za prenovo in digitalizacijo svojega ključnega poslovnega procesa (pristopa k skladu), ki so ga skrajšali za 70 odstotkov in ga tako še bolj približali vlagateljem: "Želeli smo skrajšati čas izvajanja procesa in posledično našim svetovalcem sprostiti dodaten čas, da se posvetijo stranki namesto administrativnim opravilom. Tehnologijo smo uporabili, da nam je omogočila izvajanje procesa prek različnih poti in naprav, kar so naše stranke z navdušenjem sprejele," je Goran Djuratovič opisal njihov primer dobre prakse in poudaril pomen učinkovite vpeljave sprememb v življenje.
Izziva in nadgradnje digitalne infrastrukture so se v Generali Investments lotili v sodelovanju z obstoječimi tehnološkimi partnerji, v prvi vrsti s podjetjem Mikrocop, s katerim so že sodelovali na področju hrambe dokumentacije. Obstoječo rešitev za hrambo elektronskih dokumentov so nadgradili z digitalnim podpisovanjem, upravljanjem dokumentov in poslovnih procesov. Tehnološka nadgradnja digitalne infrastrukture s platformo Mikrocop InDoc EDGE za upravljanje informacij jim je odprla pot do večje učinkovitosti poslovanja in dodatnega približanja svojih storitev strankam.
Vse se začne z zajemom vhodnih dokumentov
Kot smo lahko iz predstavljenih primerov na konferenci razbrali, pri digitalizaciji ni enega samega recepta, vsak si bo v skladu s svojimi cilji in zmožnostmi sestavil drugačno zgodbo. Zato za uspešno digitalno preobrazbo podjetja potrebujejo jasno opredeljene cilje digitalizacije in tudi prava orodja, ki jim bodo omogočila učinkovito upravljanje s poslovnimi procesi in informacijami.
"Tehnologija je pomemben, a le en košček sestavljanke, ki ji rečemo digitalizacija poslovanja. Ne glede na poslovni model pa priporočamo čim prejšnji zajem vhodnih dokumentov in podatkov. Večina naših strank digitalizira papirne dokumente že ob vstopu v podjetje, na primer v vložišču ali poslovalnicah, ali pa omogoči neposreden zajem elektronskih dokumentov v izvornih sistemih, kot so ERP ali CRM. Praviloma sledi učinkovita in uporabnikom prijazna digitalizacija poslovnih procesov. Nekatere stranke začnejo najprej s podpornimi procesi in vsakodnevnimi preprostimi opravili, kot sta distribucija prejete pošte ali likvidacija vhodnih računov, druge pa najprej digitalizirajo svoje ključne procese, v katerih sodelujejo različni nosilci in praviloma vključujejo samodejno odločanje na podlagi poslovnih pravil. Ob tem pa podjetja ne smejo pozabiti na aktivno spodbujanje in motiviranje zaposlenih h krepitvi digitalnih veščin ter vpeljavi in sprejemanju sprememb. S pravim pristopom lahko prenovo poslovnih procesov in uvedbo sodobnih poslovnih modelov uspešno izpeljemo," je na konferenci poudaril Klemen Novak, vodja razvoja prodajnih programov v Mikrocopu.
Z digitalizacijo do mednarodne konkurenčnosti podjetja
Delo z elektronskimi dokumenti podjetjem prinese prve koristi digitalizacije poslovanja, kot so večja učinkovitost zaposlenih, lažja dostopnost in razpoložljivost dokumentov, manjša operativna in finančna tveganja ter skladnost z zakonodajo. Digitalizacija tako omogoči krajši čas določenih aktivnosti in procesov, optimizacijo in učinkovitejše iskanje virov oz. nabavo, nižje stroške administracije ter povečano preglednost nad poslovnimi procesi. S tem podjetje lahko lažje in hitreje razširi svoje poslovanje na obstoječem ali prodre na tuje trge in tako poveča svojo mednarodno konkurenčnost. Digitalizacija podjetju pomaga, da zares razvije svoj potencial in na dolgi rok poveča učinkovitost in uspešnost poslovanja.