Z ustreznim elektronskim podpisom do zagotavljanja skladnosti dokumentov
Pregled zakonskih okvirov za zagotavljanje skladnega elektronskega poslovanja
Na področju elektronskega podpisovanja obstajajo določeni zakonski okviri. Tako smo 1. julija 2016 začeli znotraj Evropske unije uporabljati določbe Uredbe eIDAS, ki določa pogoje, pod katerimi države članice priznajo sredstva elektronske identifikacije oseb iz držav znotraj EU, opredeljuje pravila za storitve zaupanja, prav tako pa je v njej določen tudi pravni okvir za elektronske podpise.
Uporaba e-identifikacije in e-podpisa je pri nas neposredno urejena v več kot 20 zakonih, številnih podzakonskih predpisih ter vrsti zakonov, ki se sklicujejo na katerega od omenjenih zakonov. "Ko razmišljamo, katero vrsto elektronskega podpisa izbrati, moramo vse naštete zakone in predpise vzeti v obzir," je poudaril Ivo Vasev, produktni vodja platforme InDoc EDGE za upravljanje informacij.
Pred nami pa je tudi že težko pričakovani Zakon o elektronski identifikaciji in storitvah zaupanja (ZEISZ), ki v Sloveniji prvič ureja področje e-identifikacije ter uvaja tako imenovano osebno elektronsko identiteto. Kot je pojasnila gostja spletnega seminarja dr. Alenka Žužek Nemec z Ministrstva za javno upravo RS, bo ZEISZ predvidoma sprejet v začetku letošnje jeseni, ob tem pa dodala, da je poenotenje, ki ga ta zakon prinaša prav na področju elektronske prijave in elektronskega podpisa, ena od njegovih ključnih prednosti.
Namen, cilj in multidimenzionalnost elektronskega podpisovanja
Ivo Vasev je opozoril na določene ključne pojme, povezane z elektronskim podpisovanjem, ter poudaril, da niso vsi načini elektronskega podpisovanja primerni za vse priložnosti oziroma vrste dokumentov: "Vsi vemo, da se lahko v analognem svetu identificiramo na različne načine, na primer z osebno izkaznico, potnim listom ali ponekod celo z rojstnim listom. A hkrati se moramo zavedati, da vsak način identifikacije s sabo prinese tudi določeno stopnjo zanesljivosti. Enako velja za digitalni svet, v katerem zahtevana raven zanesljivosti identifikacije na koncu vpliva na vrsto elektronskega podpisa."
Ivo Vasev je še pojasnil, da je glavni namen elektronskega podpisovanja omogočanje digitalnega poslovanja in posledično izboljšanje digitalne izkušnje strank. Med cilji pa je izpostavil nižje stroške poslovanja, hitrejše izvajanje procesov in ohranjanje skladnosti poslovanja.
Digitalizacija poslovanja in dobra izkušnja strank morata hoditi z roko v roki
Kot je v spletnem dogodku še izpostavil Ivo Vasev, je digitalizacija poslovanja le ena plat naše nove digitalne stvarnosti: "Digitalizacija nam res omogoča, da našo novo stvarnost učinkovito nagovorimo, vendar pa v digitalnem svetu zares uspemo, ko svojim strankam in zaposlenim omogočimo tudi čim bolj optimalno in prijazno izkušnjo." Vasev je pri tem opozoril, da na digitalizacijo ne smemo gledati le kot na navzven usmerjen proces, ampak moramo posebno pozornost nameniti tudi aktivni digitalizaciji navznoter.
Po njegovih besedah je zato ključno, da imamo, ko govorimo o modernem poslovanju, v mislih tudi nenehno izboljševanje naših internih procesov in učinkovitosti, predvsem pa nikoli ne smemo pozabiti na izkušnjo, ki jo z vpeljanimi rešitvami omogočamo svojim zaposlenim, strankam, partnerjem. In nič drugače ni niti z elektronskim podpisovanjem.
Iz teorije v prakso: Izbor ustreznega elektronskega podpisa je ključen
Med spletnim seminarjem je ekipa Mikrocopa med udeleženci izvedla tudi anketo o načinih podpisovanja dokumentov. Rezultati so pokazali, da velika večina podjetij (kar 73 %) dokumente delno podpisuje v papirni, delno pa v elektronski obliki. Kot je komentiral Ivo Vasev, so takšni rezultati popolnoma pričakovani in kažejo na to, da smo še vedno v nekem prehodnem obdobju v svet digitalnega poslovanja.
Ivo Vasev in Anton Gazvoda sta predstavila Mikrocopovo platformo za upravljanje informacij InDoc EDGE, znotraj katere so razvili tudi zmogljivosti elektronskega podpisovanja dokumentov: "Celoten postopek elektronskega podpisovanja znotraj platforme InDoc EDGE smo želeli čim bolj poenostaviti in tako uporabnikom omogočiti čim bolj prijazno izkušnjo."
Kot je poudaril Vasev, so pri zasnovi rešitve elektronskega podpisovanja upoštevali vse ključne izzive: "Uporabnikom smo morali zožiti izbiro vrste elektronskega podpisa na le tiste, ki so primerne za njihovo storitev, posel in vrsto dokumenta. Vrsta elektronskega podpisa, ki zagotavlja neko dokazno vrednost našega dokumenta, je namreč odvisna od zahtevane ravni zanesljivosti identifikacije, ki je povezana z oceno stopnje tveganja nepravilnosti pri ugotavljanju in preverjanju identitet vseh, ki podpisujejo določen dokument."
Vasev je ob tem še dodal, da v podjetju Mikrocop pri zagotavljanju različnih vrst elektronskih podpisov sodelujejo z različnimi zunanjimi partnerji: "V tem trenutku sodelujemo s podjetjema TIS in Halcom. Uporabljamo podpisno platformo eSIG podjetja TIS, kvalificirane elektronske podpise, ki so enakovredni lastnoročnim, pa zagotavljamo s storitvijo Halcom OneSign. Naša ambicija pa je, da se povežemo s čim večjim številom ponudnikov in s tem e-podpisovanje še bolj približamo našim uporabnikom in njihovim strankam."
V sklepnem delu spletnega seminarja sta Ivo Vasev in Anton Gazvoda, ki v podjetju Mikrocop deluje kot strokovnjak za digitalizacijo in elektronsko poslovanje, udeležencem demonstrirala tudi več načinov elektronskega podpisovanja, s čimer so udeleženci dobili jasno predstavo o postopkih elektronskega podpisovanja in pomembnosti izbire ustreznega elektronskega podpisa glede na vrsto dokumenta.