Kako, kdaj in koliko opominov napišemo dolžniku?
Opomin je najširše uporabljana oblika komuniciranja s kupci, ki so s plačilom v zamudi. Vendar se podjetniki pogosto pritožujejo, da so neučinkoviti. Zato v nadaljevanju nekaj namigov o tem, kako lahko proces opominjanja izboljšate.
Kdaj pošljemo opomin?
Pisni opomin pošljemo dolžniku 7 dni po zapadlosti fakture. S pošiljanjem opominov ne smemo čakati, saj rok plačila pomeni rok, do katerega naj bi bila obveznost najkasneje poravnana. Verjetnost, da bo račun plačan, je z vsakim pretečenim dnem manjša, zato ne smemo odlašati.
Kako pošljemo opomin?
Opomin pošiljamo po klasični pošti. Napisan mora biti uradno in formalno. Predlaga se, da se najprej posreduje samo pisni opomin, v kolikor pa s tem niste uspešni, pa tudi opomin pred izvršbo.
Kakšna naj bo vsebina opomina?
Vsebina opomina z zakonom ni predpisana, koristno pa je, da navedete vse relevantne podatke iz računa in o računu, ki ni bil plačan. Postavite tudi naknaden, razumno kratek rok, do katerega pričakujete plačilo.
Kdaj so zamudne obresti opravičene?
Kot upnik ste upravičen do zakonitih zamudnih obresti od glavnice od prvega dne zamude pa do plačila, vendar v praksi ni tako rožnato. Zamudne obresti lahko vseeno izračunate in jih navedete v opominu in s tem dolžniku pokažete, da obveznost narašča. Učinek opomina bo večji, četudi zamudne obresti ne bi bile plačane, navsezadnje so odločitev upnika.
Koliko opominov pošljemo?
Koliko opominov boste poslali dolžnikom je čisto vaša odločitev, a vedite, da določena podjetja čakajo s plačilom na tisti skrajni rok, tik pred vložitvijo predloga za izvršbo. Nekako bi lahko rekli, da eden zadostuje, več kot trije opomini pa nimajo smisla, saj izgubljate čas, denar in verodostojnost.
Koliko časa naj preteče med poslanimi opomini?
Časovna dinamika je pomembnejša od števila poslanih opominov. Na primer, če pošljete tri opomine s časovnim presledkom 14 dni, boste v primeru, da se dolžnik ne odziva, čakali na plačilo dva meseca. Med procesom opominjanja preverjajte, ali sploh obstaja realna možnost, da upnik uresniči dane obljube za plačilo, saj se lahko zgodi, da bo med tem časom, ko čakate na obljubljeno plačilo dolžnik prenehal poslovati.
Glede na izkušnje naj bi se učinkovitost pisnega opomina bistveno povečala, če pisanju sledi še telefonski klic.
Telefonska izterjava
Telefonska izterjava je zahtevno področje, saj lahko klic ob napačnem času uniči poslovni odnos. Resda je kupec zamudil s plačilom, vendar vseh kupcev ne želimo izgubiti. Pri klicu je pomembno, da ne ustvarjamo konfliktnih situacij, ampak delamo v smeri rešitve - plačila. Zato je priporočljivo, da so osebe, ki kličejo dolžnike, ustrezno usposobljene v komunikacijskih veščinah, psihologiji in pogajanjih.
Karkoli bo oseba na drugi strani povedala in obljubila, si zapišemo, saj se žal ponavadi zgodi, da dobimo prazne obljube. Vsebina prvega pogovora je lahko zelo koristna pri morebitnem drugem klicu. V primeru, da obljubljenega plačila nismo prejeli, pokličemo partnerja takoj naslednji dan. Tako sporočamo, da smo organizirani in odločeni dobiti plačilo. Dolžniki vse prepogosto računajo na to, da bodo imeli mir dalj časa, če obljubijo plačilo, potem se pa obljube ne držijo.
Nasvet: Bodite prijazni
Za vse vrste opominov svetujemo, da ne grozite z ukrepi, ki jih ne mislite tudi uresničiti v tistem trenutku. Izgubili boste verodostojnost in verjetno tudi kupca. Z doslednostjo in prijaznostjo boste dosegli več.
Če imate bolj specifična vprašanja, vam lahko na tem področju pomagajo tudi naši pravni svetovalci. Pokličite nas na 01 600 1530, dosegljivi pa smo tudi na data@data.si.
Pripravila: Anja Grahek
Povezava do članka: http://data.si/blog/2015/03/09/kako-kdaj-in-koliko-opominov-napisemo-dolzniku/