Upravljanje s programsko opremo - tveganja in rešitve

Ste se kdaj spraševali, kako bi lahko prihranili pri uporabi programske opreme v podjetju?

Ker ste začeli brati ta članek, ste verjetno o tem razmišljali. V nasprotnem primeru, je ta članek dober začetek.

Upravljanje s programsko opremo (ang. Software Asset Management "SAM") je izraz, ki se vedno bolj uporablja v zvezi z razmišljanjem, kako optimizirati investicije v programsko opremo. Mnogokrat se ta izraz pojavi tudi po končani reviziji proizvajalca programske opreme (s katerim se je marsikatera organizacija v Sloveniji že srečala) kot pomoč pri upravljanju programske opreme.

V osnovi je upravljanje s programsko opremo celoten proces od odločitve, da je določena programska oprema potrebna v podjetju, čez pridobitev licence in smotrne uporabe programske opreme ter do potencialne uporabe in do stanja, ko programska oprema ni več potrebna oziroma ni več podpirana s strani proizvajalca.

Nekaj poudarkov v tem procesu:

· kdo in kdaj lahko naroči programsko opremo,

· podjetje kupuje samo programsko opremo, ki jo potrebuje,

· zaposleni uporabljajo samo programsko opremo za katero so bile pridobljene licence

· nadgrajuje se samo tisto programsko opremo, ki je v uporabi.

Implementacija celotnega procesa traja nekaj časa in zato se priporoča, da se deli SAM

procesa povežejo na že obstoječe postopke skladnosti v organizaciji. Pri planiranju implementacije se priporoča postaviti več manjših ciljev in s tem lažje slediti rezultatom.

Pridobljene licence

V primeru, da v organizaciji še ni celovite informacije o pridobljenih licencah, se priporoča, da se prične s korakom zbiranja teh informacij. Začnite s programsko opremo proizvajalca, ki zajema največji delež programske opreme v organizaciji, ker s tem zmanjšate tveganje v primeru revizije in zajema največji potencial za optimalizacijo. V primeru, da imate opremo vzdrževano je v organizaciji oseba, ki prejme obvestilo o poteku vzdrževanja. Ta oseba je prvi kontakt, ki ima običajno tudi dostop do bolj celovitih informacij o kupljenih licencah. Če temu ni tako, za zbiranje teh informacij uporabite pogodbe iz IT oddelka in nabavne službe. V primeru, da kupujete programsko opremo preko poslovnega partnerja je zelo verjetno, da vam lahko pomaga z informacijami, katere licence za programsko opremo ste pridobili preko njega. Za najbolj celovite informacije je zaželeno, da stopite v stik s proizvajalcem programske opreme za te informacije.

Zbrane informacije potem vnesite v bazo podatkov in jo aktualizirajte pri novih nakupih. Prav tako informacije preglejte, da imajo produkti aktualno licenčno matriko. Zelo pomembno je, da so podatki o licencah pravilni, ker če sedaj niso pravilni zelo verjetno nikoli ne bodo.

Nameščena programska oprema

Ravno tako pomemben korak je tu zbiranje informacij o programski opremi, ki je nameščena v podjetju. Predpogoj je da imate celovit pregled in zato naredite popis strojne opreme (strežnikov, prenosnikov,...). Ne pozabite na druge lokacije, testno okolje, razvijalsko strojno opremo,...V pomoč so vam lahko sistemi, ki so že v uporabi kot so: antivirusni programi, back up (varnostne kopije) in Windows posodobitve, ki običajno najbolj pokrivajo IT okolje. Na trgu sicer sedaj že obstaja že kar širok nabor rešitev, ki vam pri tem lahko pomagajo. Prav tako nekateri proizvajalci programske opreme že imajo med svojimi izdelki orodja, ki se lahko uporabijo za ta namen.

Naslednji korak v procesu je primerjava med številom pridobljenih licenc in nameščeno programsko opremo, ki vam bo dal dobro predstavo kje imate v uporabi preveč programske opreme in s tem povezana tveganja oziroma, kje imate neuporabljene licence.

Franci Mohorič, PwC, Manager v oddelku za Forenziko