Genis predstavil rešitev e-Računi za SAP
e-Računi za SAP si utirajo pot v velika slovenska podjetja
Genis je na predstavitvi »Rešitve za elektronsko vodenje računov in elektronski arhiv« predstavil lastno rešitev za elektronsko upravljanje računov v podjetjih, ki uporabljajo poslovno-informacijski sistem SAP R/3. e-Računi za SAP je v okolju Lotus Notes razvita spletna rešitev za vodenje in obvladovanje prejetih računov, ki v povezavi s sistemom SAP R/3 predstavlja celovit sistem za enostavno in učinkovito delo s prejetimi računi.
Genis je na prireditvi predstavil svoj pogled na elektronsko poslovanje in razloge za modernizacijo poslovnih informacijskih sistemov v podjetju. »Vodilni v podjetjih se vsakodnevno srečujejo s problematiko obvladovanja stroškov, denarnih tokov in dela, zato se vse več podjetij odloča za modernizacijo svojih informacijskih sistemov,« meni Stane Štefančič, direktor podjetja Genis d.o.o. Genis je predstavil funkcionalnosti rešitve e-Računi za SAP, kako rešitev deluje v praksi pa so prikazali predstavniki podjetij Lek d.d. in Sava d.d. Podjetji sta z uporabo rešitve e-Računi za SAP prešli na nov način elektronskega poslovanja ter bistveno izboljšali nadzor in preglednost poslovnih procesov. »V kratkem času smo z Genisovo pomočjo prešli v sodoben način elektronskega poslovanja,« je dejal Vinko Perčič, član uprave v podjetju Sava d.d. e-Računi pa podjetjem ne prinašajo le tehnološke prednosti, temveč lahko podjetja s tovrstnimi investicijami pospešijo in poenostavijo poslovanje. »Z uvedbo aplikacij Lotus Notes so postali naši procesi bistveno bolj povezani in pregledni,« pravi Danilo Kolenc iz podjetja Lek d.d.
Rešitev e-Računi za SAP omogoča elektronsko zajemanje in obdelavo vseh prejetih računov, vključno s pripadajočo dokumentacijo, kar pospeši ter olajša pregledovanje dokumentov in nadzor nad njimi. Z e-Računi za SAP pooblaščeni v organizaciji pregledujejo in odobravajo obveznosti do dobaviteljev, razporejajo stroške, nadzirajo investicije in s tem obvladujejo finančne tokove. Rešitev omogoča učinkovito določanje vlog v poslovnem procesu, s čimer se izboljša obvladovanje poslovnih procesov v podjetju. Hitrejša obdelava prejetih računov – čas za obdelavo računa se skrajša vsaj za polovico – dolgoročno znižuje stroške poslovanja, pregled nad delovnimi procesi pa omogoča optimizacijo postopkov in s tem dodatne prihranke. V e-Računih je poskrbljeno tudi za varnost. Dostop in vpogled v dokumente sta določena z varnostno shemo,verodostojnost vsebine in vnesenih popravkov pa je zagotovljena z uporabo elektronskih podpisov.
Delovanje rešitve e-Računi za SAP
Hrbtenica rešitve je elektronsko zajemanje in obdelava prejetih računov v podjetju. Vsak prejeti račun se s pomočjo optičnega čitalca prenese v elektronsko obliko. Istočasno zaposleni vnesejo v podatkovno zbirko podatke o prejetem računu, ključni podatki pa se obenem primerjajo s podatki v poslovno-informacijskem sistemu SAP R/3. Podatki o dobaviteljih, njihovih žiro ali transakcijskih računih, internih delovnih nalogih, stroškovnih mestih in kontih se tako dnevno osvežujejo. Vneseni računi se nato samodejno razporedijo do ustreznih odgovornih enot, kjer sta potrebna pregled in odobritev dokumentacije. Odgovorni v podjetju lahko v nadaljnjih postopkih knjiženja razdelijo znesek računa tudi po predpisanih kriterijih. V zadnji fazi obdelave računov se izvede knjiženje v SAP glavno knjigo. Za lažje delo so vnaprej pripravljeni obrazci za ustvarjanje pogosto uporabljanih postavk, preko pripravljenih vmesnikov pa se zaključeni računi samodejno knjižijo v sistem SAP R/3. Vsi zaključeni računi se po določenem času prenesejo v elektronski arhiv, kjer se hranijo vsaj pet let, uporabniki pa lahko arhivirane račune pregledujejo na preprost način.
Elektronsko arhiviranje dokumentov Genis poleg rešitev za elektronsko poslovanje ponuja celovite storitve izgradnje elektronskega arhiva, ki so sestavljene iz ustrezne strojne in programske opreme za elektronsko shranjevanje dokumentov. Genis uporablja programsko opremo IBM Content Manager, ki je osnova za vzpostavitev robustnega in skalabilnega elektronskega arhiva. Omogoča shranjevanje vseh vrst dokumentov, kot so elektronska pošta, dokumenti v SAP in Lotus Notes, in obvladovanje življenjskega cikla dokumentov na različnih elektronskih medijih, kot so trdi diski ter optične in tračne enote. IBM Content Manager omogoča enostavno integracijo v obstoječo infrastrukturo, saj podpira številne relacijske podatkovne zbirke, arhivske sisteme in tračne knjižnice.
O podjetju
Podjetje Genis d.o.o. je neodvisno svetovalno podjetje na področju izgradnje in prenovitve informacijskih sistemov. Skupaj s sorodnimi podjetji sodeluje pri velikih projektih v slovenskem prostoru. Genis d.o.o. je poslovni partner podjetij IBM, Lotus (Premier Partner) in Oracle. Obenem je tudi pooblaščen Lotusov izobraževalni center in ekskluzivni zastopnik za storitve Gartner v Sloveniji.